privacy en klachten regelement

 

 

Privacyreglement cliënten

 

1 Algemeen

Return2work is actief op het gebied van re-integratie. Zij streeft ernaar de (arbeids)participatie van de bij haar in traject zijnde cliënten te herstellen c.q. te bevorderen. Hiertoe ontwikkelt Return2work re-integratieactiviteiten en producten en voert deze uit. Ten behoeve van al haar re-integratieactiviteiten registreert Return2work gegevens van haar cliënten. Het doel van dit privacyreglement is de cliënten op de hoogte te stellen van de aard van de gegevens die worden verwerkt, waarom ze worden verwerkt, wat er mee gebeurt en welke rechten een cliënt heeft ten aanzien van de gegevensverwerking.

 

2 Welke gegevens?

Return2work verwerkt de gegevens die door haar opdrachtgever (bijvoorbeeld gemeente, UWV, werkgever of uzelf) bij aanvang van het re-integratietraject worden aangeleverd. Dit zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, sofinummer, telefoonnummer, nationaliteit, gegevens over uw eventuele uitkering, gevolgde opleidingen, diploma’s en opgedane werkervaring. Ook worden gegevens verwerkt die bij het intakegesprek naar voren zijn gekomen en die van belang (kunnen) zijn in het kader van het streven naar herstel van (arbeids)participatie. Dit kunnen ook gegevens zijn over mogelijke (medische) beperkingen van de cliënten en zijn eventueel arbeidsmarktvoorkeuren. Deze gegevens worden gedurende het traject aangevuld met een voor de cliënt ontwikkeld plan van aanpak. Dit plan omvat alle re-integratieactiviteiten en producten die voor de cliënt zullen worden ingezet, alsmede de behaalde resultaten daarvan. De resultaten zijn ter beoordeling van de adviseur van Return2work; vaststelling gebeurt aan de hand van onder andere gesprekken met de cliënt, ingewonnen referenties bij derden en de eigen waarneming van de adviseur. Return2work heeft voornoemde gegevensverwerking conform de eisen van de wet gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Deze vermelding is openbaar en is te bekijken op www.cbpweb.nl, de internetsite van CBP.

 

3 Doel

Gegevensverwerking is noodzakelijk voor de administratieve verwerking van de in te zetten re-integratieactiviteiten en producten inclusief de rapportage en verantwoording daarvan aan de opdrachtgever. Daarnaast is gegevensverwerking nodig bij de uitvoering van het re-integratieplan, met als doel de kans op herstel van (arbeids)participatie zo groot mogelijk te maken. Verifiëren/nalopen of dit van toepassing is. Return2work verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

 

- het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijk zieke en/of arbeidsongeschikte cliënten die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever dan wel een andere organisatie;

- het bevorderen van arbeidsparticipatie van cliënten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie; In het bijzonder:

- het coachen in de terugkeer naar de eigen werkplek en de oude functie bij de huidige werkgever, tevens opdrachtgever, al dan niet in aangepaste vorm;

- het coachen naar passende werkzaamheden elders binnen de organisatie van de eigen werkgever/opdrachtgever;

- de administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;

 

4 Wat gebeurt er met verwerkte gegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor een optimale uitoefening van de re-integratieactiviteiten en de inzet van producten; dit betekent dat in eerste aanleg alleen de aan de cliënt toegewezen adviseur toegang heeft tot inzage en bewerking van de persoonsgegevens van de cliënt. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan een (potentiële nieuwe) werkgever indien dit nodig is met het oog op een vaste-, tijdelijke- of proefplaatsing. Persoonsgegevens zijn voor andere adviseurs van Return2work toegankelijk voor zover dit nodig is om de dienstverlening optimaal te kunnen uitvoeren of wanneer dit noodzakelijk is voor een normale bedrijfsvoering. De adviseurs die toegang hebben tot de persoonsgegevens van cliënten hebben ten aanzien van deze gegevens een geheimhoudingsverplichting om onnodige verspreiding van deze gegevens tegen te gaan. Dit betekent onder meer dat persoonsgegevens, anders dan aan opdrachtgevers, niet (in kopie dan wel anderszins) aan derden worden verstrekt, tenzij hiervoor uitdrukkelijk door de cliënten toestemming is gegeven of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.In het kader van activiteiten ten behoeve van re-integratie is de WBP van toepassing.Het verbod om persoonsgegevens over iemands gezondheid te verwerken is niet van toepassing als de verwerking van de gegevens geschiedt voor de re-integratie of begeleiding van werknemers of (al dan niet) uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Return2work zal u wel informeren over het feit dat uw gegevens worden verwerkt. Indien de persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wordt ook aan hen een geheimhoudingsverplichting opgelegd. Het re-integratiebedrijf mag uw gegevens niet zomaar gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. Het is alleen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de cliënt toegestaan persoonsgegevens van de cliënt te gebruiken voor commerciële of charitatieve doeleinden. De betrokkene kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van zijn gegevens voor commerciële en/of charitatieve doeleinden. Het re-integratiebedrijf zal op verzoek van de cliënt de verwerking van uw gegevens direct moeten beëindigen.

 

5 Hoe lang worden gegevens bewaard? Nadat het re-integratietraject ten behoeve van cliënt is afgerond, worden de gedurende het traject verwerkte persoonsgegevens geretourneerd aan de opdrachtgever van Return2work. Return2work houdt een kopie van de persoonsgegevens. Tot twee jaar na het tijdstip van afsluiting van het re-integratietraject worden persoonsgegevens bewaard. Dit is anders indien cliënt verzoekt de gegevens eerder te verwijderen, tenzij de wet zich hier tegen verzet; de gegevens die ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven, worden pas verwijderd na het verstrijken van deze langere termijn (zo moeten administratiegegevens bijvoorbeeld tien jaar bewaard blijven).

 

6 Wat zijn de rechten van de cliënten met betrekking tot gegevens?

Wanneer de cliënt vragen heeft over de gegevens die Return2work verwerkt, kan hij zich wenden tot zijn contactpersoon.Tevens probeert de contactpersoon die belast is met de privacybewaking binnen de praktijk van Return2work te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook verzoeken van cliënten om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet ter zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt in beginsel voldaan, tenzij dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek, ontvangt de cliënt hierover schriftelijk bericht waarin staat uitgelegd waarom niet aan het verzoek is voldaan. Return2work mag een vergoeding in rekening brengen voor het verstrekken van de opgevraagde gegevens. In bijlage 1 is vermeld wat de hoogte is van deze vergoedingen.

 

7 U heeft een klacht?

Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klagen, dient u zich te wenden tot Return2work. Deze zal de klacht conform het klachtenreglement in behandeling nemen. Het voorbeeld klachtenreglement is bijgevoegd in bijlage 2. Bijlage 1. Besluit Kostenvergoeding rechten betrokkene WBP Betrokkene kan een verzoek indienen bij de verantwoordelijke van het re-integratiebedrijf om aan hem mede te delen of er persoonsgegevens worden verwerkt, en zo ja, welke. De vergoeding voor de kosten van dit verzoek bedraagt € 0,23 per pagina met een maximum bedrag van 4,50 per verzoek. Als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt mag de verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste € 4,50 bedraagt. Van deze regel mag afgeweken worden door een vergoeding van ten hoogste € 22,50 te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina’s bestaat of als het bericht dermate zeer moeilijk te verkrijgen is vanwege de aard van verwerking. Bijvoorbeeld delen van gegevens zijn nog ondergebracht in een oud informatiesysteem, de gegevens zijn alleen nog beschikbaar via back-up procedures. Kortom er moet sprake zijn van een onevenredig grote inspanning.

 

 

 

Klachtenreglement

 

 

Toepassingsgebied. Alle uitingen van ongenoegen over contacten met Return2Work die niet onmiddellijk door de direct aangesprokene weggenomen kunnen worden. Doel Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van de oorzaken, en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen.

 

0. Rechten en plichten van de cliënt Wanneer de cliënt vragen heeft over de gegevens die Return2Work verwerkt, kan hij zich wenden tot zijn contactpersoon. Tevens probeert de contactpersoon, die belast is met het klachtenreglement binnen de praktijk van Return2Work, te bemiddelen indien discussie is ontstaan over de uitleg en toepassing van hetgeen in dit reglement is bepaald. Ook verzoeken van cliënten om gegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens niet juist of niet er zake dienend zijn, moeten worden gericht aan de contactpersoon. Aan een dusdanig verzoek wordt in beginsel voldaan, tenzij dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Wanneer niet voldaan wordt aan het verzoek, ontvangt de cliënt hierover schriftelijk bericht waarin staat uitgelegd waarom niet aan het verzoek is voldaan. Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien u andere redenen heeft tot klagen, dient u zich te wenden tot Return2Work.

 

1. Ontvangst en registratie van een schriftelijke klacht

De ontvanger registreert de klacht op het standaard klachtenformulier. De schriftelijke klacht wordt als bijlage bij het formulier gevoegd. De ontvanger neemt zo nodig telefonisch contact op met de klager om aanvullende informatie te verkrijgen. 2. Bepalen wie de klacht afhandelt Return2Work stelt een persoon aan die de klacht afhandelt. Dit kan de manager van de betrokken afdeling/medewerker zijn; soms ook de verantwoordelijke voor het betreffende proces. Diegene die de klacht afhandelt is nooit de medewerker die de dienst heeft verleend waarop de klacht betrekking heeft. Naam en functie van diegene die de klacht afhandelt worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

 

3. Bevestiging

Diegene die de klacht afhandelt stuurt uiterlijk binnen twee weken een ontvangstbevestiging, waarin zijn opgenomen: - korte omschrijving van de klacht (inclusief datum, plaats en bijzondere omstandigheden), de verdere afhandeling van de klacht en de termijn waarbinnen men verwacht de klacht af te handelen;

- als een klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt de indiener van de klacht daarvan uiterlijk binnen vier weken na de ontvangstdatum op de hoogte gesteld;

- een klacht wordt binnen zes weken na de ontvangstdatum afgehandeld, waarbij er een mogelijkheid is deze termijn gemotiveerd te verlengen;

- de verzending van de bevestiging wordt geregistreerd op het standaard klachtenformulier.

 

4. Onderzoek

Diegene die de klacht afhandelt legt de ontvangen klacht voor aan de betrokken medewerker(s). Diegene die de klacht afhandelt vat de reactie van de betrokkene samen op het standaard klachtenformulier zodanig dat de betrokkene zich akkoord verklaart met de omschrijving. Diegene die de klacht afhandelt informeert de betrokkene over de verdere afhandeling.

 

5. Corrigerende maatregelen Diegene die de klacht afhandelt bepaalt of de klacht gegrond is. Vervolgens besluit hij - aan de hand van de ernst van de klacht, de aanwijsbare oorzaak en de verantwoordelijke - of er correctie, genoegdoening en/of een vervangende dienst aangeboden zullen worden. Diegene die de klacht afhandelt doet telefonisch het aanbod aan de klager, en peilt de tevredenheid van de klager over de maatregel/genoegdoening. Ook verstuurt diegene die de klacht afhandelt een schriftelijke bevestiging van datgene dat besproken is, Zulks binnen zes weken na ontvangst van de klacht. Wanneer de klager niet tevreden is met het aanbod, dan overweegt diegene die de klacht afhandelt of nieuw intern onderzoek en/of een nieuw aanbod wenselijk is. Het aanbod en de reactie van de klager worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

 

6. Verslaglegging Diegene die de klacht afhandelt doet schriftelijk verslag aan de klager en aan alle betrokkenen, uiterlijk binnen twee weken na het oplossen van de klacht.

 

7. Preventieve maatregelen Diegene die de klacht afhandelt bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Hij overlegt met diegene die effectieve verbeteringen kan doorvoeren. De preventieve maatregelen worden vastgelegd op het standaard klachtenformulier.

 

8. Rapportage Diegene die de klacht afhandelt draagt zorg voor de afhandeling van datgene wat is afgesproken met klager. Diegene die de klacht afhandelt analyseert elk jaar de klachten, hij beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregel hebben geleid tot tevredenheid, en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering. Deze analyse maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid van de onderneming.

 

9. Beroep Mocht de klacht niet naar tevredenheid van de klager zijn afgehandeld, bestaat de mogelijkheid de klacht neer te leggen bij de opdrachtgever van het re-integratietraject. Dit kan bijvoorbeeld zijn de werkgever, het UWV, de gemeente, de verzekeringsinstelling, werkgever, etc. In derde instantie kunt u contact opnemen met de Nationale Ombudsman of met de ombudsman in uw gemeente. Daarnaast zijn er instanties die de belangen van cliënten behartigen. Zoals Arcon (Landelijke Vereniging Arbeidsongeschikten), Breed Platform Verzekerden en Werk, Helpdesk Gezondheid, Werk en Verzekeringen, de CG-Raad (Raad voor Chronisch Zieken en Gehandicapten). Fouten en/of wijzigingen voorbehouden.